L’éditeur Microsoft, dont la suite bureautique Office équipe la majeure partie des terminaux informatiques dans le monde, a opéré avec la sortie d’Office 365 en 2011 un changement majeur du modèle qui prévalait jusqu’alors. À côté de la licence Microsoft Office perpétuelle (on premise), une solution compatible windows et mac par abonnement (on demand) a été mise à disposition depuis cette date, combinant la puissance de la suite bureautique Office aux services liés au Cloud. Rebaptisée Microsoft 365 en 2020, la version par abonnement est disponible selon différents plans qui répondent aux besoins des organisations, PME, grandes entreprises et éducation. Il existe aussi une version pour les particuliers, avec Office 365 Famille (licence pour 2 à 6 utilisateurs) et Office 365 Personnel (licence pour 1 utilisateur).
La solution Office 365 pour les entreprises
Pour répondre précisément aux besoins des entreprises en termes de fonctionnalités, de collaboration et d’espace de stockage virtuel dans le Cloud, l’offre on demand Office 365 est déclinée suivant différentes configurations.
Office 365 pour les PME
On retrouve dans cette gamme de logiciels les solutions Office 365 Business Essentials (rebaptisée Microsoft 365 Business Basic), Office 365 Business Premium (rebaptisée Microsoft 365 Business Standard) et Microsoft 365 Business (rebaptisée Microsoft 365 Business Premium). La famille Office 365 intègre aussi la version Office 365 Business (rebaptisée Applications Microsoft 365 pour les PME).
La version d’entrée de gamme intègre les applications essentielles de la suite bureautique Office pour le Web (accès online via un navigateur), à savoir Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Exchange, et est enrichie de services collaboratifs avec les solutions Teams, OneDrive et SharePoint. Les versions Standard et Premium comprennent en plus des applications disponibles via le Web, la version de bureau des logiciels Office pour PC et Mac, des services de productivité avancés comme Access, Publisher, et de management de l’écosystème avec Microsoft Intune. La solution Premium dispose en plus des avantages compris dans l’abonnement des versions Basic et Standard (mise à jour régulière, 1 To de stockage en ligne, support web et téléphonique), d’une sécurité avancée, d’une protection contre les cyber-menaces, et d’un dispositif de contrôle des accès et des données.
Office 365 pour les grandes entreprises
La série Office 365 pour les grandes entreprises se décline en quatre versions : E1, E3, E5, F3. Les versions Office 365 E1 et F3 sont construites sur une offre Office sur le Web, alors que les versions E3 et E5 intègrent le pack Microsoft 365 Apps for Enterprise comprenant Word, Excel, PowerPoint, OneNote, et Access pour Windows en plus des applications online Office 365 E1. Elles ont également accès aux applications de communication et de gestion de temps avec Outlook, Exchange, Bookings et Delve.
En standard, les quatre versions Office 365 E1, E3, E5, F3 offrent des services collaboratifs avec Teams, SharePoint, Yammer et Viva Connections, des solutions avancées de partage de fichiers et de contenus en temps réel avec OneDrive, Stream et Sway, et de nombreuses autres applications permettant d’optimiser le travail de chacun et de sécuriser les accès.
Office 365 pour les associations
Le monde des associations bénéficie d’une déclinaison Office 365 spécifique, avec les versions A1, A3, A5. L’offre d’entrée de gamme Office 365 A1 est gratuite, sans engagement et 100 % online. Elle offre un accès à Office pour le Web (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote) auquel vient s’ajouter un bouquet de services de type collaboratif comme Exchange, OneDrive, Teams, SharePoint… Les versions A3 et A5 ont un accès complet aux applications de bureau Office (comprenant en plus des applications standards Publisher et Access pour Windows), à Office pour le Web, et à de nombreux outils de gestion et de sécurité, de conformité et d’analyse.
Les spécificités du « on demand »
La suite Office 365 est une solution on demand. Contrairement aux versions on premise Microsoft Office 2011, 2019, 2021, il s’agit d’un abonnement annuel facturé au mois par utilisateur. La licence d’utilisation (dont vous obtenez le code lors de la première installation) est renouvelée automatiquement.
En termes d’usage, Office 365 nécessite des configurations hardware de dernière génération et un accès constant au Cloud pour bénéficier des applications Office pour le Web, des services collaboratifs et des espaces de stockage. Il en résulte une consommation importante des ressources, et un coût d’utilisation et de possession qui doit être maîtrisé dans une démarche nécessairement éco-efficiente vers un engagement green IT.
Les avantages d’une configuration hybride
Les directions informatiques ont la possibilité de reprendre la main vis-à-vis des éditeurs et de construire des architectures logicielles sur mesure, à la fois performantes et durables, grâce au marché de la licence perpétuelle d’occasion. Avec la marketplace Softcorner, les décisionnaires peuvent sélectionner sur le marché du logiciel d’occasion les licences dont ils ont besoin à partir de leur cahier des charges fonctionnel et acheter des licences moins cher, à savoir la suite Office 2016, 2019, et l’installer durablement sur les terminaux informatiques sans avoir besoin d’investir dans l’achat onéreux de configurations de dernière génération.
Parallèlement à l’utilisation de leur suite Office on premise, les utilisateurs pourront s’équiper de modules Office 365 spécifiques pour répondre à des besoins en termes de fonctionnalités collaboratives avec Teams, SharePoint…
